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临床医学院2019年12月授位在职研究生学位档案归档及领取学位证书的通知
编辑:临床医学院研究生教育办公室   来源:澳门新莆京娱乐    发布时间:2019-12-30 08:14:02   浏览次数:

临床医学院201912月授位在职研究生:

现将临床医学院201912月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下,请各培养单位及申请学位个人按照规范学位档案整理、完整报送学位档案后,方可领取学位证的原则按时、按要求完成。

.《研究生管理系统》中有关信息录入:

      员工登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入:登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择档案管理/学位档案管理/填写卷内目录菜单,进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下: (形成时间为当时填写此材料的时间)

      例:

材料名称

形成时间

份数

页数

备注

硕士学位论文答辩申请书

2019.11

1

4


         注意以下几点:

 (1)页面中如显示灰色部分为系统自动生成,员工不能更改。

       2)形成时间格式为YYYY,MM;份数、页数为阿拉伯数字格式;份数是指同一种类型的材料有几份;页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页,双面如果都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5 ;论文页数填写论文总页数。

       3)信息填写完毕后,点击提交按钮。

 (4)表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角流水号。






                                 

. 打印学位档案的卷内目录并依照卷内目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

(一)归档材料报送内容及要求:

1、学位档案1份,归档学位论文1(线装本,论文单独另附,不要装订在学位档案卷中), 论文书脊下方“山东大学”下面用碳素笔写上姓名。

员工注意:请务必在学位档案材料中《备考表》的前一页加附一份成绩单(有研究生院红章),页码顺序编码即可。

培养医院注意:各培养医院请将学位档案与线装论文分别整理,按员工类型及学号顺序排放整齐。

2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2寸、硕士1寸) ,培养医院将寸照放在统一发放的照片卡袋内,博士与硕士不可放同一张照片卡袋上;

3博士生论文答辩照片三张(5寸或7寸),背面分别书写“xxx与导师”、“xxx正在答辩”、“xxx与答辩委员会”,电子版刻光盘同纸质照片一同提交,每人装一个信封,信封写明学号、类型、姓名。

(二)档案材料的整理与立卷:

      1、打印卷内目录:(1)员工在自己的系统中打印;(2)第一页目录,只填写形成时间、页码;(3)目录页不编页码;(4)目录后一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;

      2、文件组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

      3、排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

      4、编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接着学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

      5、填写卷内备考表:请点击 备考表.doc下载;立卷人(空着)、审核人(空着),时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不用编号。

      6、填写卷皮:

      案卷题名:山东大学2019-2020学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

      归档单位:临床医学院

      起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2019.09-2019.12

      页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号。

      装订:除学位论文外,卷内目录中显示的材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。三孔一线方法如图:


                                 

  7、学位档案规格与质量要求:

1)凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本终稿。

       2)归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

       3)归档文件材料应统一规格。

       4)归档学位论文必须是线装本(论文另附,不要装订在卷中), 论文书脊下方“山东大学”下面用碳素笔写上姓名。

(三)必须核查以下归档材料及内容(见下表)

序号

检查内容

备注





1

卷内目录是否自己在系统内打印


2

是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列


3

标号是否正确

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致


5

最后一页是否为备考表





1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本


2

用笔及书写是否符合要求

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否为线装本

1



1

案卷题名:山东大学 2018-2019学年毕业(本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:临床医学院


3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2019.01-2019.03


4

页号:论文澳门新莆京娱乐右下角铅笔编的流水号




1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好;


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。


4

是否将装订本侧面的棱折好

一般20页左右一个棱


. 学位档案归档及学位证领取时间

各授位研究生请于20191230-202013将学位档案材料报送至导师所在医院归档工作完成后方可领取学位证书!

. 特别提示

1、归档涉及材料请至导师所在医院领取。

2凡领回档案中一式两份的材料,此次学位档案整理过程中仅装入一份例如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书(或专业学位申请书)、成绩单(研究生盖章的成绩单请务必归学位档案一份)等。剩余一份是归档于个人人事档案,请封存后交回人事关系所在单位

3、学位论文务必要有本人及导师的签名。

4、请检查各自专业学位申请书/学位审批书最后一页“学位证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

5、学位审批书或专业学位申请书 最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写:

校学术委员会开会时间20191218

校学位评定委员会人数67人,出席委员人数50人,同意授予学位票数50人,不同意授予学位票数0,弃权票数0

    以上45  请务必按要求补充并填写,否则会导致个人档案信息不完整。



                                                                                                                                                                            临床医学院研究生办公室

                                                                                                                                                                                              2019.12.26


  • 附件【备考表.doc】已下载

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