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临床医学院2020年6月授位在职研究生学位档案归档及领取学位证书的通知
编辑:临床医学院研究生教育办公室   来源:澳门新莆京娱乐    发布时间:2020-06-29 08:37:00   浏览次数:


各培养单位及20206月授位在职研究生:

现将临床医学院20206月授位在职研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下,请各培养单位及申请学位个人按照规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则按时、按要求完成。

一、《研究生管理系统》中有关信息录入:

     员工登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入:登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择档案管理/学位档案管理/填写卷内目录菜单,进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下: (形成时间为当时填写此材料的时间)

例:

材料名称

形成时间

份数

页数

备注

硕士学位论文答辩申请书

2020.06

1

4


注意以下几点:

1)页面中如显示灰色部分为系统自动生成,员工不能更改。

2) 形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;

份数是指同一种类型的材料有几份;

页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页,双面若都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5

论文页数填写论文总页数。

3)信息填写完毕后,点击提交按钮。

4)表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

二、打印学位档案的卷内目录并依照目录整理档案

研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

(一)归档材料报送内容及要求:

     1、学位档案材料1份,归档学位论文1本(线装本,论文须另附,不装订在档案卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

注意:各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理,按员工类型及学号顺序排放整齐!

2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2寸,硕士1寸)。

3博士生论文答辩照片三张(5寸或7寸):导师与员工合照、员工与全体答辩委员合照、员工本人正在答辩正面照。每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ与答辩委员会,ⅹⅹⅹ正在答辩)。

(二)档案材料的整理与立卷:

1、打印卷内目录:

1)在自己的研究生信息管理系统中打印;

2)第一页目录,只填写形成时间、页码;

3)目录页不编页码;

4)目录后的一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;

2、文件组卷:博士、硕士学位归档材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

     3、排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

4、编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 123、…)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接学位档案的末页进行编号,论文里面不要编写号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

5成绩单归档:由于系统维护原因,博士研究生的卷内目录中没有成绩单一项,而档案馆归档要求:必须归档加盖研究生院的成绩单(一份)至学位档案中,将此成绩单放于备考表的前一页,须编流水号,请在卷内目录中将此成绩单页算进前一项材料中,进行计算页码。

     6、填写卷内备考表:请点击 备考表.doc下载;时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不用编号。

7、填写卷皮:

    (1)案卷题名:山东大学2019-2020学年毕业 (本人姓名) 博士/硕士学位申请书、学位论文等。

    (2)归档单位:临床医学院。

    (3)起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2018.04-2020.06

    (4)页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号 。

    (5)装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。三孔一线方法如图:

(三)学位档案规格与质量要求:

       1、凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

       2、归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

       3、归档文件材料应统一规格。

       4、归档学位论文必须是线装本(论文另附不用装订在卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。

       5、照片归档具体规格如下:

    (1)博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2寸、硕士1寸);

    (2博士生论文答辩照片三张分别为:导师与员工合照、员工与全体答辩委员合照、员工本人答辩正面照,要求员工:每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ正在答辩,ⅹⅹⅹ与答辩委员。博士生三张照片电子版刻光盘。每人纸质版照片和光盘,装一个信封,信封写明员工学号、姓名与类型。

 (四)必须核查以下归档材料及内容(见下表)


序号

检查内容

备注





1

卷内目录是否自己在系统内打印。


2

是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列。


3

标号是否正确。

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致。


5

最后一页是否为备考表。






1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本。




2

用笔及书写是否符合要求。

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。


3

归档论文是否为线装本。

1




1

案卷题名:山东大学 2019-2020学年毕业(本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:临床医学院。


3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间。如 2018.04-2020.06


4

页号:论文澳门新莆京娱乐右下角铅笔编的流水号。




1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好。


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)


4

是否将装订本侧面的棱折好。

一般20页左右一个棱

三、学位档案归档及学位证领取方式

     1、各培养单位教育处领取员工的学位材料、归档封皮、学位证封皮。

领取时间:2020.06.28-2020.06.30

领取地址:山东大学趵突泉校区教学八楼一层临床医学院研究生教育办公室。

注意:必须按照规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后,方可领取学位证的原则完成归档工作。不见档案不可发放学位证书!

     2员工归档及领取学位证:员工至培养医院教育处领取档案袋,按照要求规范完整归档,归档后交至培养医院教育处,检查无误后,领取学位证书。

学位归档及领取学位证截至时间:2019.07.07

四、特别提示

1、凡领回材料中,一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份,如在职资格审核简况表、报名表及学位审批书(或专业学位申请书)、成绩单等。剩余一份是归档于个人人事档案,请封存后交回人事关系所在单位。

2、学位论文务必要有本人及导师的签名。

3、请检查各自学位审批书(或专业学位申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

4学位审批书(或专业学位申请书) 最后一页“校学位评定委员会”信息请按如下填写:

      以上34  请务必按要求补充并填写,否则会导致个人档案信息不完整。



临床医学院研究生教育办公室

                                                                             2020.06.27





  • 附件【备考表.doc】已下载

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